FCCテクノ

社内通知は職員に伝わらないし届かない2022.04.28

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こんにちは。今回は、社内の情報伝達について書いてみようと思います。

社内通達のこれまで

FCCテクノは、150名規模の中小企業です。
当社は、デジタル化するまで、紙での通達配付を行っていました(ITの会社なのに…)。福岡と東京の2拠点なので、口頭でもよさそうですが、紙で配らないと周知徹底が成されないから、あえて紙にして配布・回覧をおこなっていました。
ただ、紙で配ったとしても周知徹底は成されません。当社は、きちんと工夫しても、末端まで行き届く情報は2割程度を体感として持っています。社内通達は読まれませんし、周知されません。また、紙で周知するから手間もかかるので、出せる通達の量も限られています。
本当に重要なものだけが回覧されるため、通達・回覧の重要性がきちんと浸透していた一方、社内に伝えられる情報が限定的でした。また、回覧してるのに、「知らなかった」や、Admi(総務)に対する個別問い合わせなどが多く、Admi(総務)の業務時間を大きく圧迫していました。
これは当社に限らず、殆どの中小企業において起きていることではないでしょうか。

デジタルによる対応

この状況に対応するために、いくつかのデジタル施策が導出されます。当社でも二つの施策に取り組みました。
・Slack、Teams等のチャットソフトの利用徹底(情報の集約、周知チャンネルの設定等)
・Sharepoint・自社開発ウェブアプリ等を活用したポータルサイトの活用
まず当社は、コミュニケーションをTeamsに集約しました。社内メールは一切禁止です。これは、情報ソースが2つ先あると、発信する側のコストも、受け取る側のコストも2倍になるため、多少慣れずとも、あるいは社外に常駐している職員の分、Officeライセンスを購入してでも、Teams活用を徹底しました。
TeamsやSlackはとても便利で、いまや、我々の業務の根幹になっています。当社は、アフターコロナでもリモートとリアルを組み合わせたハイブリットワークを引き続き推奨していくのですが、その根幹には、チャットソフトによってどこでも連絡が取れることが前提にあります。
野放図にいれるのではなく、ルールを決め、情報の流れを整理しながら導入しています。地味なんですが、Teamsの使い方が良くない人(スレッドの管理、メンションの仕方、チャンネルでなくチャットで個別に送ってくるなど)は、個別に使い方を共有していきます。
また、Admiに対する質問についても、プライベートな質問を除き、極力、Teamsにてオープンに質問してもらうようにしました。重要な制度変更は、Teams内で会議を行い、録画して再度見れるようにしています。
ポータルサイトは引き続き構築中ですが、Teamsの中にヘルプデスクを設け、全社的な質問、周知事項はそちらに集約することとしました。就業規則などの社内規定も配置する場所を決め、紙での配布ではなく、Teams等から参照できるようにしています。
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それでも情報は伝わらない

ただ、デジタル化しても、情報共有・周知徹底はまだまだ徹底されていきません。むしろ、デジタル化すると、見る人と見ない人がはっきり分かれます。
そこで当社では、毎日経営方針、連絡事項等をマネジメントからTeams内で発信し、重要なものについては、レスポンス(イイネなどで反応してもらう)を求めること、重要な通達に反応がない場合は、反応がない方個別に通達としています。反応することが当たり前であることを醸成し、反応しないことを認めないことを示すのが大事であると思っています。
そこまで徹底してやっても1日で伝わるのが60%(ただ、これも読んでない人が多いと思います)、2日目で80%、3日以降で90%となります。残り10%は別途個別に連絡して、ようやく伝わります。反応がない人に個別に連絡してもこの数字なので、情報発信はやはり伝わらないことが前提である、と思ったほうがよさそうです。
ただ、デジタル化すると、ダイレクトに発信できるようになるので、細かいニュアンスまでは伝えきれないものの、どう考えてこの制度を作った、あるいは、施策を実施している、などは発信しやすくなりました。情報共有には時間と手間、コストがかかりますが継続的に改善していくのが大事であると思います。
職員からも、新たな情報共有の仕組みが成されて(追いつくのは面倒ではあるが)、「良くなった!」との声が聞かれることも増えてきました。

誤解と勘違い、情報の伝達ロスがない会社ほど組織が軽い

上記のように、当社は、社内の情報共有を大事にしています。
マネジメントのみが知っていればいいことは高々知れています。皆で情報を共有し、自分たちが人生の時間の一部をゆだねる先が、どのような状況にあるかを積極的に開示します。自分の人生は自分で決めることをモットーにしていて、このような情報共有の強化は、今後長らく当社が生き残っていくために、強く意識して行っている項目の一つです。
当たり前なのですが、組織内での誤解と勘違い、情報伝達ロスが少なくなればなるほど、組織運営が軽くなるためです。憶測や誤解が無駄な社内政治を生んでしまいます。それは規模が一定程度を超えた組織にとっては、やむを得ない面があるものの、とても不幸なことです。
よって、当社では、組織運営を軽くし、デジタル、リモートの世の中に対応できるよう、意識的に、情報共有と周知がうまくいっているかを確認するように、あるいはちゃんと伝わっているかを確認するようにしています。情報共有は、発信する側・受け取る側双方の工夫によりなされるものですので、受け取る側のリテラシー向上と、発信側の工夫を常に行っています。まだまだ徹底しきれてませんが、当社において数少ないルールであると思っています。
そして、この情報共有の効果測定が、各職員からのアンケートによる組織の状態を把握する、モチベーション・サーベイのような取り組みに繋がっていきます。まず発信される情報、受け取る情報があって、そのあとそれが各自にどういう影響をもたらしたか、を測定しないと、個人で管理するモチベーションのみをサーベイしたところで、あまり意味はないのかな、と思っています。したがって、まずは情報共有の徹底ありきで、当社は考えています。
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情報共有のアップデートが変革につながる

このように、当社は社内での情報共有、つまり情報の流れを整えることを大事にしています。
直感的に、変化に強い会社にするには、情報共有がきちんとなされている組織体の整備が重要であると考えたためです。機動的に動かないと大打撃を受ける軍隊でも、昔からのろしを上げたり、斥候を使うなど、情報共有を工夫することが、その組織の強さの源泉となるように思います。
この情報共有を徹底する思想の根底には、各職員と当社の関係は対等であり、パートナーであるという発想があります。お互い、パートナーという関係なので、知ってることは、極力共有し合い、その上で互いにお互いを判断していく、という関係性を構築するのが理想であると思っています。そのため、当社では、情報共有を兎に角大事にしています。
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情報が極力つたわる体制を作ってみて

まとめとして、その結果、当社ではこのようなことがおきました。
・経営方針、会社の向かう方向が大まかに伝わるようになった
・代表の考え方が(良くも悪くも)分かるようになった。
・直接伝わるので、代表がこう言ってたよ、というのがなくなった。
・リモートでも出社でも遜色なく情報が伝わるようになった。遠隔地でも働けるようになった。
携帯電話(スマートフォン)や、Officeライセンスなどの直接的な出費、情報発信の手間、受信の手間などの間接的な出費はあるものの、会社の組織を変える上では、小さな意識づけであるものの、とても大きな変革につながったように思います。
情報伝達が整理された会社は、想像以上に快適です。当社は、そのお手伝いもしています。まずは私たちが成しえた情報共有の変革についても、実際当社で起きた事例を交えながら、お話しできますので、お問い合わせをお待ちしております。

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